Kaj mora znati obračunovalec plač? Od zaposlitve do pravilnega obračuna
Obračun plače se na prvi pogled lahko zdi predvsem računska naloga: zberemo podatke o urah, vnesemo ustrezne zneske v program in izvedemo obračun.
Toda delo obračunovalca plač se v resnici začne veliko prej.
Še preden pridemo do samega izračuna, moramo vedeti, na kakšni podlagi je delavec zaposlen, kaj določa njegova pogodba o zaposlitvi, katera pravila veljajo za njegove pravice iz delovnega razmerja, koliko ur je opravil, katere odsotnosti je imel ter kateri dodatki, povračila in drugi prejemki mu pripadajo.
Nato je treba pravilno presoditi njihovo davčno in prispevkovno obravnavo, pripraviti obračun, izvesti kontrole ter poskrbeti še za ustrezno poročanje.
Obračun plače se zato ne začne v računovodskem programu.
Program lahko številne izračune avtomatizira, ne more pa namesto obračunovalca presoditi vseh dejstev in pravil, na katerih pravilen obračun temelji.
Kaj mora torej znati obračunovalec plač, da lahko svoje delo opravlja kakovostno in z razumevanjem?
Kaj pravzaprav dela obračunovalec plač?
Delo obračunovalca plač ni omejeno na izračun bruto in neto plače.
Pri vsakodnevnem delu se srečuje z informacijami in pravili z več področij:
- delovnega prava,
- kadrovskih postopkov,
- pogodb o zaposlitvi,
- evidenc delovnega časa,
- odsotnosti,
- davkov,
- prispevkov za socialno varnost,
- povračil stroškov,
- drugih prejemkov zaposlenih,
- različnih oblik dela,
- računovodskih oziroma payroll programov,
- poročanja pristojnim institucijam.
Če je napačen že vhodni podatek, je lahko napačen tudi končni obračun.
Zato mora obračunovalec razumeti ne samo kako nekaj izračunati, ampak tudi zakaj posamezniku določen prejemek pripada, na kateri pravni podlagi in kako ga je treba davčno ter prispevkovno obravnavati.
1. Delovno pravo je temelj pravilnega obračuna plače
Plača in drugi prejemki iz delovnega razmerja izhajajo iz pravic in obveznosti zaposlenega ter delodajalca.
Obračunovalec mora zato poznati osnovno hierarhijo delovnopravnih pravil ter razumeti odnos med:
- Zakonom o delovnih razmerjih,
- kolektivnimi pogodbami,
- splošnimi akti delodajalca,
- pogodbo o zaposlitvi.
Pomembno je razumeti tudi, katere sestavine pogodbe o zaposlitvi vplivajo na poznejši obračun in kako se spremembe delovnega razmerja odražajo v podatkih, ki jih uporablja obračunovalec.
Če želimo pravilno obračunati plačo, moramo najprej vedeti, kaj zaposlenemu pripada.
Delovno pravo zato ni dodatno znanje za obračunovalca plač. Je eden od temeljev pravilnega obračuna.
2. Zaposlitev, prijave v zavarovanja in kadrovska dokumentacija
Pred prvim obračunom plače je treba zaposlenega pravilno vključiti v procese podjetja.
To med drugim pomeni ureditev prijave v obvezna socialna zavarovanja ter poznavanje postopkov ob spremembah in prenehanju zaposlitve.
Za obračunovalca je pomembno osnovno poznavanje sistema SPOT in razumevanje dokumentacije, ki nastaja ob zaposlitvi ter med trajanjem delovnega razmerja.
Pomembna je tudi kakovostna povezava med kadrovsko službo in osebo, ki pripravlja obračun.
Manjkajoč ali napačen vhodni podatek lahko namreč pomeni tudi napačen obračun.
Pri zaposlovanju tujcev so postopki še zahtevnejši, saj je treba upoštevati dodatna pravila glede dovoljenj, prijav in dokumentacije.
Ena osnovnih kompetenc obračunovalca je zato sposobnost, da pred obračunom preveri, ali ima na voljo vse potrebne in pravilne podatke.
3. Davki in prispevki za socialno varnost
Plača je tesno povezana z davki in prispevki.
Obračunovalec mora razumeti osnovne pojme, kot so:
- davčna osnova,
- dohodnina,
- prispevki za socialno varnost,
- obdavčljivi in neobdavčljivi prejemki,
- podlage za vključitev v zavarovanje,
- davčna obravnava posameznih vrst izplačil.
Še posebej pomembno je razlikovati med različnimi vrstami prejemkov.
Plača, povračilo stroškov, regres, boniteta ali odpravnina namreč nimajo nujno enake davčne in prispevkovne obravnave.
Naloga obračunovalca zato ni le vnesti znesek v programsko opremo. Pred tem mora pravilno ugotoviti, za kakšen prejemek gre in katera pravila veljajo zanj.
4. Iz česa je sestavljena plača?
Pri obračunu je treba znati razlikovati med posameznimi elementi plače in drugimi prejemki zaposlenega.
Obračunovalec se lahko srečuje z:
- osnovno plačo,
- različnimi dodatki,
- nadomestili plače,
- povračili stroškov,
- bonitetami,
- regresom za letni dopust,
- zimskim regresom,
- poslovno uspešnostjo,
- odpravninami,
- drugimi izplačili iz delovnega razmerja.
Za vsak prejemek je treba razumeti njegovo vsebino, delovnopravno podlago ter ustrezno davčno in prispevkovno obravnavo.
Prav zato se obračuna plač ne moremo kakovostno naučiti samo tako, da se naučimo uporabljati računalniški program.
5. Evidence delovnega časa, dopusti in odsotnosti
Eden ključnih vhodnih podatkov za obračun plače so podatki o delovnem času.
Obračunovalec mora razumeti evidence delovnega časa in vedeti, katere podatke potrebuje za pripravo pravilnega obračuna.
Poleg opravljenih ur mora pravilno upoštevati tudi:
- letni dopust,
- bolniške odsotnosti,
- druge odsotnosti z dela,
- neplačane odsotnosti,
- različne vrste nadomestil plače.
Povezavo lahko poenostavljeno prikažemo tako:
evidenca → pravica zaposlenega → podatek za obračun → pravilen znesek
Kakovost evidenc ima zato neposreden vpliv na kakovost končnega obračuna.
6. Bolniške odsotnosti in refundacije
Bolniške odsotnosti so eno od področij, pri katerih se zelo jasno pokaže, zakaj mora obračunovalec razumeti celoten proces.
Vedeti mora:
- katera dokumentacija je potrebna,
- kje pridobi ustrezne podatke o staležu,
- kako se odsotnost evidentira,
- kako se določi nadomestilo plače,
- kdaj pride v poštev refundacija,
- kako se pripravijo oziroma vlagajo refundacijski zahtevki.
Pri bolniški odsotnosti se tako na enem mestu povežejo kadrovski podatki, dokumentacija, evidence, zakonske podlage in dejanski obračun.
Ker se predpisi na področju plač, prispevkov in drugih prejemkov spreminjajo, je za obračunovalce pomembno tudi redno strokovno izpopolnjevanje.
7. Potni nalogi in povračila stroškov
Obračunovalec se pri svojem delu pogosto srečuje tudi s povračili stroškov zaposlenim.
Pomembno je razlikovati med:
- povračilom stroškov prevoza na delo in z dela,
- službenimi potmi,
- potnimi stroški,
- drugimi povračili stroškov, povezanimi z delom.
Pri tem niso pomembni samo zneski.
Pomembni so tudi pravna podlaga, ustrezna dokumentacija in pravilna davčna obravnava.
Potni nalog zato ni samo administrativni obrazec, ampak dokument, ki je povezan z nastankom, upravičenostjo in obračunom posameznega stroška.
8. Kaj pa delo, ki ni opravljeno na podlagi pogodbe o zaposlitvi?
Podjetja se v praksi ne srečujejo samo z zaposlenimi na podlagi pogodbe o zaposlitvi.
Obračunovalec mora razumeti tudi posebnosti drugih pravnih podlag in oblik dela, kot so:
- podjemne pogodbe,
- avtorske pogodbe,
- študentsko delo,
- začasno in občasno delo upokojencev,
- delo direktorjev in prokuristov,
- obvezna praksa,
- štipendije.
Najprej je treba ugotoviti, za kakšno pravno podlago in vrsto dohodka gre.
Šele nato lahko pravilno določimo način obračuna, davčno in prispevkovno obravnavo ter potrebno poročanje.
9. Kako poteka obračun plače od A do Ž?
Če vsa navedena področja povežemo v en proces, postane jasno, da je mesečni obračun plač sestavljen iz številnih zaporednih korakov.
Tipičen proces lahko vključuje:
- zbiranje potrebnih podatkov;
- pregled zaposlenih in sprememb v tekočem mesecu;
- pregled pogodb oziroma relevantnih sprememb;
- pripravo evidence ur;
- upoštevanje dopustov in drugih odsotnosti;
- določitev osnov, dodatkov in nadomestil;
- vključitev povračil stroškov;
- obračun bonitet in drugih izplačil;
- ustrezno davčno in prispevkovno obravnavo;
- izvedbo obračuna;
- kontrolo rezultatov;
- pripravo plačilnih list in plačilnih nalogov;
- pripravo REK obrazca in drugega potrebnega poročanja;
- pripravo refundacijskih zahtevkov, kadar so potrebni.
Šele ko razumemo vse te korake, lahko govorimo o obračunu plač od A do Ž.
Če želite ta področja osvojiti sistematično ter jih povezati s praktičnimi primeri, je temu namenjen Tečaj obračuna plač in kadrovskih postopkov Inštituta za računovodstvo.
Računalniški program je pri tem pomembno orodje, vendar avtomatizacija izračuna ne more nadomestiti razumevanja pravil in pravilne presoje vhodnih podatkov.
10. Zakaj je pri učenju obračuna plač pomembno praktično delo v programu?
Znanje obračuna plač ima več ravni.
Najprej moramo razumeti pravila.
Nato moramo razumeti logiko izračuna.
Tretji korak je prenos tega znanja v programsko okolje, v katerem se obračun dejansko izvaja.
Za udeleženca je zato koristno videti celoten praktični proces:
vnos zaposlenega → priprava obračuna → obračun → plačilna lista → plačilni nalogi → poročila → REK → refundacije
Takšen prikaz pomaga razumeti, kako se teoretično znanje prenese v vsakodnevno delo.
Pomembno pa je, da izobraževanje ni omejeno samo na učenje posameznih klikov v določenem programu. Programska oprema se lahko med podjetji razlikuje, logika kakovostnega obračuna pa ostaja.
Kadri in obračun plač so bolj povezani, kot se zdi
Znanje obračuna plač ni koristno samo za osebo, ki pripravi končni obračun.
Zelo pomembno je tudi za kadrovike in HR-sodelavce.
Kadrovska služba pogosto upravlja prav tiste informacije, ki pozneje postanejo vhodni podatki za plačo:
- pogodbe o zaposlitvi,
- spremembe delovnega razmerja,
- podatke o delovnem času,
- odsotnosti,
- podatke o zaposlenih,
- kadrovske evidence,
- dokumentacijo,
- podatke o pravicah zaposlenega.
Če kadrovik razume, kako posamezen podatek vpliva na obračun, lahko kakovostneje sodeluje z obračunovalcem in pravočasno zagotavlja pravilne informacije.
Povezava med kadrovskim in obračunskim delom postane še izrazitejša pri zahtevnejših primerih, kot so zaposlovanje tujih delavcev in napotitve delavcev v tujino, kjer se istočasno prepletajo kadrovski, delovnopravni, davčni in zavarovalni vidiki.
Področji kadrov in plač sta zato v praksi bistveno bolj povezani, kot se morda zdi na prvi pogled.
Kakšno znanje pridobite na Tečaju obračuna plač in kadrovskih postopkov?
Prav zaradi povezanosti vseh teh področij je Tečaj obračuna plač in kadrovskih postopkov na Inštitutu za računovodstvo zasnovan kot sistematična pot skozi celoten proces – od zaposlitve delavca in priprave podatkov do praktičnega obračuna in poročanja.
Program povezuje več sklopov znanja.
Delovnopravno znanje
Udeleženci povežejo delovnopravne akte, pogodbo o zaposlitvi, pravice zaposlenega in zaposlitvene postopke s podatki, ki so pomembni za poznejši obračun.
Kadrovski postopki
Pomemben del predstavljajo prijave in odjave iz zavarovanj, dokumentacija, evidence ter podatki, ki jih mora delodajalec oziroma obračunovalec ustrezno voditi in uporabljati.
Davčno in prispevkovno znanje
Program obravnava osnovno davčno in prispevkovno obravnavo posameznih vrst prejemkov ter pravila, ki jih mora obračunovalec razumeti pri vsakodnevnem delu.
Plače in drugi prejemki
Udeleženci povežejo znanja o:
- elementih plače,
- dodatkih,
- bonitetah,
- regresu,
- drugih izplačilih,
- odpravninah,
- povračilih stroškov.
Odsotnosti in refundacije
Posebna pozornost je namenjena bolniškim in drugim odsotnostim, nadomestilom plače ter praktičnemu razumevanju refundacijskih zahtevkov.
Druge oblike dela
Program obravnava tudi podjemne in avtorske pogodbe, študentsko delo ter druge oblike in pravne podlage, s katerimi se obračunovalci srečujejo v praksi.
Praktični obračun
Pomemben del tečaja predstavljajo praktični primeri:
- obračuna plače,
- različnih odsotnosti,
- bonitet,
- drugih dohodkov iz delovnega razmerja,
- dohodkov iz drugih pogodbenih razmerij,
- refundacij in poročanja.
Praktično delo v računovodskem programu
Znanje se prenese tudi v dejanski program za obračun plač – od vnosa zaposlenega in priprave obračuna do plačilne liste, poročil, REK obrazca in refundacijskih zahtevkov.
Komu je Tečaj obračuna plač in kadrovskih postopkov namenjen?
Tečaj je primeren predvsem za:
- začetnike na področju obračuna plač;
- obračunovalce z manj izkušnjami, ki želijo svoje znanje sistematizirati;
- kadrovike in HR-sodelavce;
- računovodje, ki prevzemajo obračun plač;
- zaposlene v manjših podjetjih, ki združujejo kadrovske in računovodske naloge;
- osebe, ki razmišljajo o delu na področju obračuna plač in kadrovskih postopkov.
Napredno predznanje ni potrebno.
Program je zasnovan tako, da najprej postavi delovnopravne, kadrovske in davčne temelje, nato pa postopoma preide k praktičnim primerom obračuna.
Če vas zanimajo tudi druga strokovna izobraževanja s področja računovodstva, davkov, kadrov in plač, si lahko ogledate aktualni koledar izobraževanj IR.
Kaj boste po tečaju znali?
Po zaključku boste znali oziroma bolje razumeli, kako:
- preveriti ključne podatke ob zaposlitvi novega delavca;
- razumeti prijave, spremembe in odjave iz zavarovanj;
- pripraviti podatke o prisotnosti in odsotnostih za obračun;
- razlikovati med posameznimi elementi plače in drugimi prejemki;
- presoditi osnovno davčno in prispevkovno obravnavo izplačil;
- pravilno obravnavati povračila stroškov in potne naloge;
- razumeti posebnosti različnih oblik dela;
- pripraviti obračun plače na praktičnih primerih;
- razumeti refundacijske zahtevke in ključna poročanja;
- povezati celoten proces obračuna z delom v dejanskem programu za plače.
Cilj ni samo poznavanje posameznih pravil, ampak njihovo povezovanje v razumljiv in uporaben delovni proces.
Kako izbrati dober tečaj obračuna plač?
Če izbirate izobraževanje s področja obračuna plač, ni smiselno primerjati samo števila ur in cene.
Pomembneje je preveriti, kaj boste po tečaju dejansko razumeli in znali uporabiti.
Pred izbiro si zastavite naslednja vprašanja:
- Ali program obravnava samo izračun plače ali celoten proces?
- Ali vključuje potrebne osnove delovnega prava?
- Ali povezuje kadrovske podatke z obračunom?
- Ali vključuje praktične primere?
- Ali obravnava dopuste, bolniške odsotnosti in refundacije?
- Ali vključuje druge vrste prejemkov in oblik dela?
- Ali boste videli praktično delo v programu?
- Kdo so predavatelji in kakšne praktične izkušnje imajo?
- Ali prejmete gradiva, ki vam bodo koristila tudi pri poznejšem delu?
- Ali lahko med izobraževanjem postavljate konkretna vprašanja?
Tečaj obračuna plač in kadrovskih postopkov IR je zasnovan prav na povezovanju teh področij – od zaposlitve delavca in priprave podatkov do praktičnega obračuna in poročanja.
Oglejte si celoten program Tečaja obračuna plač in kadrovskih postopkov.
Od razdrobljenih pravil do razumevanja celotnega procesa
Dober obračunovalec plač ne zna samo izračunati zneska.
Razume, zakaj je obračun takšen, kateri podatki vplivajo nanj, katere informacije potrebuje ter kaj je treba urediti pred obračunom in po njem.
Prav zato je pomembno, da znanja s področja delovnega prava, kadrovskih postopkov, davkov, prispevkov, evidenc in obračuna niso ločena.
V praksi se namreč vsa ta področja srečajo pri istem zaposlenem in pri istem obračunu.
Želite znanje povezati v celoten proces?
Oglejte si program Tečaja obračuna plač in kadrovskih postopkov ter preverite termine naslednje izvedbe.
Pogosta vprašanja
Kaj mora znati obračunovalec plač?
Obračunovalec mora razumeti delovnopravne podlage, elemente plače, evidence delovnega časa in odsotnosti, davke in prispevke, povračila stroškov, različne vrste dohodkov ter postopke obračuna in poročanja.
Kako se naučiti obračunavati plače?
Najbolj učinkovit je sistematičen pristop: najprej razumevanje delovnopravnih in davčnih osnov, nato elementov plače in vhodnih podatkov ter nazadnje praktični obračuni in delo v programu.
Ali za obračun plač potrebujem računovodsko predznanje?
Napredno računovodsko predznanje za začetek ni nujno. Pomembnejše je, da postopoma osvojite logiko delovnih razmerij, prejemkov, davkov, prispevkov in postopka obračuna.
Ali je tečaj obračuna plač primeren za začetnike?
Da. Če je program zasnovan sistematično od osnov do praktičnih primerov, je primeren tudi za osebe brez naprednega predznanja.
Ali je tečaj primeren tudi za kadrovike?
Da. Kadrovski postopki, evidence, odsotnosti in spremembe pri zaposlenih neposredno vplivajo na podatke, potrebne za obračun plače.
Kaj vključuje obračun plače?
Običajno vključuje pripravo podatkov o zaposlenem, delovnem času in odsotnostih, določitev plače, dodatkov in drugih prejemkov, obračun davkov in prispevkov, kontrole ter pripravo potrebnih poročil.
Ali se na tečaju dela na praktičnih primerih?
Da. Program Tečaja obračuna plač in kadrovskih postopkov vključuje praktične primere obračuna plač, drugih prejemkov ter dohodkov iz pogodbenih razmerij.
Ali se uporablja tudi program za obračun plač?
Da. Del programa je namenjen prikazu celotnega procesa obračuna v dejanskem računovodskem programu, od vnosa zaposlenega do poročanja.